arrow_back

Vacature bij Bezig

Servicedesk medewerker Bezig BV, Dordrecht

Plaats in de organisatie:
De Servicedesk medewerker rapporteert aan de Operationeel Verantwoordelijke. De Servicedesk- medewerker werkt nauw samen met alle medewerkers én alle klanten van Bezig.
Doel van de functie
Het doel van de functie is het aanspreek- en oplospunt zijn voor vragen omtrent agenda’s, systemen, bestellingen, zodat alles zo soepel mogelijk verloopt voor de collega’s, het team van de Servicedesk en de klanten.
Omschrijving van de functie
De Servicedesk medewerker is telefonisch en digitaal het eerste aanspreekpunt voor klanten omtrent vragen over systemen, facturatie, planning en agenda’s. Telefonisch, digitaal en op kantoor het visitekaartje van de organisatie. De Servicedesk is het kloppend hart van de organisatie.

Secretarieel
Je voert ondersteunende taken uit voor de directie en organisatie.
Agendabeheer en planning voor de bedrijfsartsen en POB-ers; waaronder het plannen en verzetten van afspraken inclusief correcte afhandeling.
Je ontvangt bezoekers en bent de gastvrouw.
Je beheert de mailbox en indien nodig beantwoord je mails.
Afhandelen van binnenkomende en uitgaand telefoonverkeer.
Je bent aanspreekpunt van alle facilitaire zaken waaronder het pand, schoonmaak, alarm etc.
Je zorgt voor het plannen van vergaderingen en bereid deze voor en notuleert.
Je werkt verslagen, brieven en memo’s uit.
Je zorgt ervoor dat de voorraad van kantoorartikelen en andere benodigdheden op orde is.

Service desk
Je bent een teamplayer! Je vindt coördineren van alle lopende zaken leuk zodat iedereen weet wat hij/zij te doen heeft en hebt hierin een actieve rol.
Wanneer klanten vragen hebben omtrent het verzuimsysteem dan beantwoord je deze of zorg je ervoor dat je juiste persoon dit oppakt.
Je escaleert incorrectheden in het verzuimsysteem bij de Operationeel verantwoordelijke en indien nodig bij de applicatiebeheerster van Bezig BV of de IT afdeling van het verzuimsysteem.
Je bent verantwoordelijk voor het plannen van de afspraken in de planningsagenda van het verzuimsysteem. Je maakt de afspraken, je communiceert deze naar de klant en zorgt ervoor dat de afspraken correct zijn weergegeven voor alle partijen.
Je speelt een rol bij het implementeren van (nieuwe) klanten in de verschillende systemen en in de processen van de servicedesk zodat alle vanaf dag 1 rolt.

Kwaliteit
Je hebt kennis van en/of ervaring met de ISO 9001 certificering-cyclus.
Je hebt ervaring in de arbodienstverlening.
Je kunt transparant communiceren naar je collega’s met behoud van de relatie
Je bent sterk in de communicatie en kan goed verwoorden waar jouw taken beginnen en eindigen
Je bent stress bestendig en houdt van een drukke ‘waan van de dag’. Dit zet je in je kracht.

Persoonlijk
Jij vindt ook dat leren nooit ophoudt en stelt je voortdurend nieuwsgierig op.
Je werkt zelfstandig op het kantoor van Bezig BV, maar realiseert je dat je onderdeel bent van een team! Je bent goed in het onderhouden van nauwe banden met je collega’s.
Je bent flexibel in het geval van ziekte, vakanties van collega’s of pieken in werkdruk.
Je hebt affiniteit met ICT systemen: kennis van Verzuimsignaal en/of Exact zijn een pré. Heb je dit niet? Dan heb je heel veel affiniteit om dit snel te leren.

Functie eisen
De Servicedeskmedewerker medewerker van Bezig:
Afgeronde MBO/ HBO opleiding.
Werkervaring bij een arbodienst (op een shared service centre) is een pré.
Kennis van de diverse Microsoft pakketten is van nature al bij jou aanwezig
Kent een pro-actieve, servicegerichte, maar ook coördinerende werkhouding
Heeft interesse in het onderwerp arbeid, gezondheid en reintegratie.
Kan moeiteloos schakelen tussen verschillende vragen, opdrachten of digitale systemen.
Is service gericht, werkt zeer accuraat, vooral met medische gegevens.

Competenties
ORGANISATIE/ FUNCTIE GERICHTE COMPETENTIES
ORGANISATIE COMPETENTIES
Kernwaarde Gedragsbeschrijvingen Gewenst niveau
Zorgzaam Vanuit klantgerichtheid anticiperen op en onderkennen van de relevantie van gebeurtenissen die van invloed zijn op het vigerende beleid en de positie van de klant/cliënt.

Flexibel: Indien zich problemen of kansen voordoen de eigen gedragsstijl veranderen teneinde een gesteld doel te bereiken

Partnership: Je bent een partner van het team en een partner voor de klant: 1 + 1 is altijd 3. Je kan niet alleen goed luisteren, maar ook goed terugleggen.

Effectief: Gericht op effectief handelen en het op tijd leveren van afgesproken werk. Kan collega’s aanspreken op effectieve wijze wanneer verwachtingen niet voldaan worden.

Communicatie: Ideeën, meningen en informatie aan anderen duidelijk maken in heldere, beknopte en correcte taal. Zowel mondeling als schriftelijke zodanig communiceren dat de essentie bij de doelgroep overkomt en de relatie goed blijft.

Resultaatgebieden
Voor de servicedesk medewerker zijn de belangrijkste gebieden waarop resultaten behaald moeten worden:
Klantvriendelijk: dienstverlenend maar zeker ook: assertief.
Het streven naar de hoogst mogelijke kwaliteit in dienstverlening is jouw missie
Telefonische en digitale bereikbaarheid zijn optimaal
Meewerken aan / verantwoordelijk voor interne verbeterprojecten
Begaan met de organisatie en haar klanten en werknemers
Actieve coördinerende houding in- en bijdrage aan optimale samenwerking in het team.

Loop jij warm voor deze functie? Dan willen wij graag met je in gesprek. Stuur je motivatie en cv z.s.m. naar e-mail t.a.v. Eline van Stijgeren